arquivo digital

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O projecto
O projecto de Gestão Documental na Universidade de Aveiro teve o seu início com a candidatura ao programa Aveiro Digital (2003-2006). O objectivo era claro: criar um sistema de gestão de documentos e arquivo electrónico. Para levar a cabo este projecto foi constituída uma equipa multi-disciplinar unindo saberes em torno dos conceitos de informação, qualidade, procedimentos e arquivo.

gestão documental


Fases do Projecto

1ª Fase – Registo e Classificação de Documentos
Uma das contribuições por parte do arquivo neste projecto visou, fundamentalmente, a definição de regras e conceitos a adquirir no âmbito da gestão documental, participando para o efeito na criação de um Manual de Apoio ao Utilizador.

Outro pilar fundamental na primeira fase inicial do sistema de gestão documental prendeu-se com a criação de um Plano de Classificação único, para os documentos de arquivo da instituição. Assente maioritariamente num sistema de classificação orgânico-funcional, a classificação dos documentos não tinha em conta o conceito de processo.

Finalmente, tratou-se também de preparar um glossário de termos e tipologias de arquivo.
A formação e acompanhamento aos responsáveis pelo registo e classificação da documentação e utilizadores do sistema de gestão documental revelaram-se fundamentais nesta fase do projecto.
 

2ª Fase – Partilha e Encaminhamento de Documentos
O encaminhamento e partilha de documentos em ambiente electrónico entre serviços e unidades constituíram a segunda fase do projecto. Paralelamente, os processos identificados como prioritários foram sendo automatizados constituindo a base para nova articulação entre profissionais: os responsáveis pelos vários sub-sistemas de informação electrónica da universidade (Paco – Portal Académico, Sigacad – Sistema de Gestão Académica, Sigef – Sistema de Gestão Financeira,) e os responsáveis pela Gestão Documental. O objectivo é a automatização electrónica dos documentos desde a sua criação, registo, classificação e arquivo tendo como destino final o respectivo processo do documento em ambiente electrónico.


3ª Fase – Monitorização, Selecção e Avaliação de Documentos
A Partilha de Informação Documental e a concretização plena da gestão documental depende, em alguns casos, da resolução de algumas questões jurídico-legais relacionadas com o valor probatório do documento, nomeadamente questões que se prendem com a autenticidade do documento de arquivo.
A última fase do projecto concretiza-se na efectivação de todo o ciclo de vida do documento (desde a sua captura até ao seu arquivamento e destino final) em ambiente exclusivamente electrónico. O serviço de arquivo desempenha nesta fase do projecto um papel de controlo e monitorização dos processos, contribuindo para a qualidade no sistema de gestão documental.


 

última atualização a 24-10-2016
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