Projeto Comum de Gestão Documental para as Instituições de Ensino Superior

arquivo

O arquivo da Universidade encontra-se a trabalhar desde Setembro de 2014 no Projeto Comum de Gestão Documental que está a ser desenvolvido para dar resposta às necessidades, relativas à classificação e avaliação documental, das Instituições de Ensino Superior Portuguesas. 

Colaboração com a Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas - DGLAB, o projeto tem-se desenrolado em torno da harmonização da classificação e da avaliação documental, tendo por base de trabalho a MEF - Macro Estrutura Funcional. O objetivo deste trabalho conjunto é a produção de instrumentos harmonizados PGD - Portaria de Gestão de Documentos e RADA-IES -  Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada das Instituições de Ensino Superior. 

Estes instrumentos estão a ser desenvolvidos, através da identificação dos processos de negócio e, pela comparação de propostas de portaria de gestão documental produzidas previamente por algumas entidades do projeto, nomeadamente a da Universidade de Aveiro. É de realçar o trabalho de harmonização de vocabulário e de identificação dos processos de negócio das funções centrais do ensino superior (prestação de serviços técnicos e científicos; investigação e desenvolvimento; ensino e formação) e na descrição de como se iniciam e terminam os processos. 

Presentemente o projeto abrange não só as instituições de Ensino Superior mas trambém toda a Administração Pública, realizando um trabalho colaborativo na ASIA – Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística.

O projeto terminará com a publicação formal da PGD.

Quanto ao RADA-IES, a sua legitimidade foi obtida primeiramente junto dos órgãos com jurisdição na matéria, que são, nomeadamente: o Conselho dos Reitores das Universidades Portuguesas-CRUP e o Conselho Coordenador dos Institutos Superiores Politécnicos-CCISP. Após aprovação conjunta dos referidos conselhos o documento foi remetido à DGLAB, que na qualidade de entidade coordenadora do sistema nacional de arquivos emitiu o seu parecer vinculativo, aprovando o projeto.

O RADA-IES encontra-se numa fase de aplicação por parte das instituições de ensino superior.

última atualização a 12-12-2016
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