Arquivar correio electrónico com o Microsoft Outlook 2010

Este manual descreve o processo de arquivar correio electrónico utilizando o Microsoft Outlook 2010/2013. Desta forma é possível manter parte do correio electrónico num ficheiro local, que pode ser armazenado num CD, DVD, Pen Drive ou ARCA. Assim, é possível libertar espaço da conta de correio electrónico ou arquivar as mensagens mais antigas por ano, tema, projecto ou método mais conveniente.

Passo 1 - Criação do ficheiro local

O processo de arquivo de mensagens pode ser acelerado se tiver as mensagens de correio electrónico já organizadas em pastas. Assim recomendamos que organize, por ano, por tema, por projecto, conforme a conveniência do utilizador.

  1. Com o Microsoft Outlook aberto, aceder a File, Account settings, Account settings, Data Files e selecionar Add
  2. Atribuir um nome ao ficheiro. Por exemplo: email2011.
    Nota:
    Pode alterar a localização deste ficheiro. A localização deste ficheiro, nesta fase, deve ser local.
  3. Clicar no botão OK e depois em Close. O seu ficheiro de cópia de segurança está criado.
    Nota:
    Pode criar varios ficheiros de acordo com a organização que idealizou.
  4. Na estrutura de pastas do Microsoft Outlook deve agora aparecer uma pasta de raiz com o nome atribuído ao ficheiro.
Passo 2 - Arquivo de mensagens

Após a criação de um ficheiro local, poderá arquivar as mensagens que desejar. Para tal, deverá proceder da seguinte forma:

Copiar Mensagens e pastas

  1. Seleccione as mensagens ou as pastas que pretende copiar
  2. Clique com o botão direito do rato em cima da selecção e escolha Move, Copy fo Folder...
    Nota:
    Também pode usar o botão Move que está no grupo Move do separador Home.
  3. Indique a localização para onde pretende copiar a(s) mensagens/pastas.

Mover Mensagens e pastas

  1. Seleccione as mensagens ou as pastas que preten mover
  2. Clique com o botão direito do rato em cima da selecção e escolha Move. Se a pasta para onde pretende mover não aparecer na lista, seleccione Other Folder...
    Nota:
    Também pode usar o botão Move que está no grupo Move do separador Home.
  3. Indique a localização para onde pretende mover a(s) mensagens/pastas.
    Nota:
    Ao mover o correio para uma pasta do seu computador e este deixará de estar no servidor de correio electrónico. Após mover as mensagens, poderá excluir as mesmas do servidor. Para isso, selecione a pasta Itens Eliminados e clique em Empty Folder no grupo Clean UP do separador FOLDER.

Passo 3 - Cópia de segurança do correio electrónico arquivado

Caso deseje abrir um ficheiro de arquivo noutro computador, poderá fazê-lo da seguinte forma:

  1. Feche todas as janelas do Microsoft Outlook.
  2. Copie o ficheiro local criado para o ARCA, para uma Pen Drive, CD, DVD ou outro suporte digital de ficheiros. Este ficheiro poderá ser, posteriormente, copiado para outro computador para consulta.
  3. Guarde o suporte digital (Pen Drive, CD ou DVD) em lugar seguro.
Abrir um ficheiro de arquivo de correio noutro computador

Para realizar uma cópia de segurança do correio electrónico que moveu para a pasta Arquivo ou subpastas, terá de efectuar os seguintes passos:

  1. Com o Microsoft Outlook aberto, aceder a File, Account settings, Account settings, Data Files e selecionar Add...
  2. Selecione o ficheiro de arquivo que pretende.
  3. Clicar no botão OK e depois em Close. O seu ficheiro de cópia de segurança está criado.
  4. Na estrutura de pastas do Microsoft Outlook deve agora aparecer uma pasta de raiz com o nome do ficheiro.
Nota:
Pode atribuir uma senha a estes ficheiros de arquivo de correio, assim como compacta-los de modo a ocuparem menos espaço. Para isso, com o Microsoft Outlook aberto deve aceder a File, Account settings, Account settings, Data Files, selecionar o ficheiro e clicar em Settings... .
última atualização a 30-04-2013
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