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Gabinete de Gestão de Financeira de Programas e Projetos

 

Pergunta:

Nas despesas de transporte equivalente ao comboio (CP) qual o fornecedor a indicar?

Resposta:

O fornecedor a indicar deverá ser o funcionário. O terceiro relativo à CP só poderá ser utilizado quando existe uma compra efetiva do bilhete de comboio.

 

Pergunta:

Nas despesas de transporte, quando há talões de fornecedores não inseridos como terceiros no SIGEF, podemos utilizar o terceiro com o código “7287 - Reembolsos por despesas de c/ da UA“?

Resposta:

Para as situações descritas anteriormente, e para pequenas despesas, o fornecedor a utilizar deverá ser o “14173 - Outros pequenos fornecedores”, isto é, para registo do Documento de Despesa. Relativamente aos registos na BD de Projetos, no terceiro, têm de ser indicados os fornecedores em concreto (nome e NIF).

 

Pergunta:

Nas despesas de reembolso do Seguro Social Voluntário referente a vários meses podemos lançar o valor total numa só linha, na base de dados da Gestão de Projetos?

Resposta:

Terá de ser criada uma linha para cada mês, indicando valor e número de Recibo.

 

Pergunta:

É necessário anexar todos os Talões de embarque e Certificados de participação?

Resposta:

Sim, são necessários todos os documentos independentemente do Financiador, ou enviá-los posteriormente com a maior brevidade possível.

 

Pergunta:

O que anexar ao Documento de Despesa, quando o investigador for a um seminário?

Resposta:

Deve ser anexado o comprovativo original da presença no seminário e se aplicável, o comprovativo das despesas da viagem e do alojamento.

 

Pergunta:

Nos Documentos de Despesa com várias faturas (ou equivalente), por exemplo comboio, metro, autocarro ou Seguro Social Voluntário, posso lançar o documento pelo valor global, numa só linha?

Resposta:

Cada documento de suporte tem de ser lançado individualmente na BD de Projetos, indicando obrigatoriamente, para cada fatura, o fornecedor (um por cada fatura).

 

Pergunta:

A parceria pode optar por uma gestão interna do orçamento atribuído ao projeto?

Resposta:

Pode, mas não é aconselhável. Estando o orçamento global distribuído pelos parceiros, cada um deve ser responsável por executar a verba que lhe foi alocada.

Havendo dotação orçamental na rubrica de Transnational Project Meetings (por exemplo), todos os custos da deslocação devem ser contabilizados e suportados pela Universidade de Aveiro. Não devem existir custos partilhados com a entidade organizadora da reunião, sob pena de não podermos apresentar custos entretanto assumidos, que poderão exceder o limite previsto pelo Programa ou então não serem simplesmente aceites pela entidade coordenadora do projeto.

Esta opção deve ser utilizada em último recurso e ser dado conhecimento dos procedimentos ao GGFPP.

 

Pergunta:

Nos projetos FCT, qual a diferença entre a rubrica de missões e a de demonstração, promoção e divulgação (DPD)?

Resposta:

A rubrica de missões engloba todos os gastos inerentes à presença (passiva) numa conferência, já a rubrica de DPD engloba os gastos inerentes a uma participação ativa, ou seja, quando o participante participa na conferência, fazendo uma apresentação.

 

Pergunta:

No âmbito dos projetos da FCT, uma despesa com uma conferência pode ser alocada à rubrica de Missões?

Resposta:

Depende; isto é, se a conferência serviu para apresentar resultados do projeto ou para a divulgação do mesmo a despesa deve ser alocada à rubrica “Demonstração, Promoção e Divulgação”; se por outro lado a conferência serviu apenas para recolha de informação e adquirir conhecimentos então deve ser alocada à rubrica “Missões”

 

Pergunta:

Para os projetos da FCT, qual a periodicidade de apresentação de relatórios financeiros?

Resposta:

O período máximo entre relatórios não deve exceder os 6 meses.

 

Pergunta:

Sou parceiro num projeto FCT onde a Universidade de Aveiro é coordenadora, para contactar o Financiador, como devo proceder?

Resposta:

O contacto com o Financiador deve ser feito sempre através do coordenador; assim, deverá enviar a questão ou dúvida para a UA e nós faremos a contacto com o Financiador.

 

Pergunta:

Relativamente aos projetos da FCT, o prazo para entrega do relatórios finais, cientifico e financeiro, é o mesmo?

Resposta:

O relatório cientifico deve ser enviado um mês após o términus do projeto; o prazo para enviar o relatório financeiro final é de 90 dias após o términus do projeto.

 

Pergunta:

No âmbito de projetos da FCT, a inscrição de um membro da equipa do projeto, numa conferência, ou outro evento similar, deve ser considerada na rubrica de Demonstração, Promoção e Divulgação (DPD)?

Resposta:

Depende do objetivo/propósito da participação. Se a participação tem como propósito a demonstração, promoção e divulgação dos resultados do projeto, a inscrição e outro tipo de despesas corelacionadas com a deslocação ao evento, como o transporte, estadia, impressão de posters, são consideradas elegíveis nesta rúbrica. Caso contrário, as deslocações para assistir aos referidos eventos, sem qualquer participação, enquadram-se na rúbrica de Missões (M), bem como as da estadia e inscrição. A alocação das despesas está assim subordinada ao objetivo da despesa e não à natureza da mesma.

 

Pergunta:

Se a descrição constante da fatura, for demasiado abreviada, pode ser usada no Documento de Despesa?

Resposta:

A descrição da despesa deverá ser a mais completa possível de modo a permitir a análise da sua elegibilidade. Descrições curtas ou demasiado abreviadas, nomeadamente em língua estrangeira, que não permitam identificar o serviço/produto, poderão originar a não elegibilidade das respetivas despesas.

 

Pergunta:

Posso lançar uma fatura com data anterior ao início do projeto; ou com data posterior ao fim do projeto?

Resposta:

Regra geral não, em ambos os casos. Salvo raríssimas exceções, os financiadores não aceitam despesas com data anterior ao início do projeto, nem com data posterior ao fim do mesmo. Outro aspeto importante a ter em conta é o objeto/evento a que se refere a fatura. Por exemplo, uma ida a uma conferência: independentemente da data da fatura que lhe está associada, as datas da conferência têm que estar abrangidas durante a vigência do projeto.

 

Pergunta:

Nos projetos financiados pela FCT o patrocínio de um Congresso é elegível?

Resposta:

Não, a FCT não considera elegível patrocínio a eventos, mesmo que no âmbito das Unidades de Investigação.

 

Pergunta:

Relativamente aos projetos financiados pela FCT, e nomeadamente nas despesas de equipamento, é possível colocar faturas anteriores ao início do Projeto?

Resposta:

No caso das amortizações de equipamento o programa está preparado para receber faturas anteriores à data de inicio do projeto, desde que o equipamento seja utilizado para prossecução do projeto.

 

Pergunta:

Nos projetos Espaço Atlântico, qual a documentação necessária para validação de despesas de deslocação e alojamento?

Resposta:

Agenda ou documento similar, lista de participantes e assinaturas; documentos comprovativos da realização da viagem (por exemplo talões de embarque).

De notar que as despesas incorridas fora da área do Programa só serão elegíveis se tiverem sido previamente aprovadas e que além de serem obrigatoriamente respeitadas as taxas máximas diárias para hotel e alojamento, também devem ser utilizados os meios de transporte mais económicos.

 

Pergunta:

No âmbito dos projetos Espaço Atlântico, os eventos sociais são elegíveis?

Resposta:

Em termos gerais, este tipo de custo não é elegível, a não ser que estritamente ligado às ações do projeto. Deverá ser verificada previamente a elegibilidade da despesa junto do Correspondente Nacional do Programa Espaço Atlântico.

 

Pergunta:

Para os projetos ERASMUS+, qual a prova documental que define a elegibilidade do Multiplier Event e os respetivos custos?

Resposta:

Essa prova é a lista assinada pelos participantes do evento – na qual deverá constar o nome, local e data do evento bem como o nome de cada participante, o seu endereço eletrónico, o nome e morada da instituição de envio – bem como a devida agenda detalhada e documentação usada ou distribuída no evento de disseminação.

 

Pergunta:

No âmbito dos projetos ERASMUS +, os eventos multiplicadores são para participantes da Universidade de Aveiro ou do Consórcio?

Resposta:

Os eventos multiplicadores são para disseminação do projeto, logo são para participantes externos à Universidade de Aveiro e entidades do Consórcio.

 

Pergunta:

No âmbito dos projetos ERASMUS +, qualquer pessoa pode participar nas reuniões do projeto (TPM´s - Transnational Project Meetings)?

Resposta:

Apenas podem participar em reuniões do projeto elementos com vínculo à UA.


Pergunta:

Num projeto H2020 poderão ser elegíveis despesas realizadas fora do período de execução do projeto?

Resposta:

Sim, existem despesas que poderão ser consideradas elegíveis, apesar de terem data anterior ou posterior às datas de execução do projeto: é o caso das amortizações de equipamentos adquiridos antes da data de início do projeto, desde que usados no projeto e que ainda não tenham amortizado totalmente aquando do seu início (apenas a parte ainda não amortizada poderá ser elegível); custos com a deslocação para o kick-off meeeting, desde que a reunião propriamente dita se realize no período de execução do projeto; custos relacionados com a submissão do último relatório do projeto, mesmo que ocorram após a data final do mesmo, incluindo os Certificates on the Financial Statements, os custos associados à participação numa revisão final promovida pela Comissão/Agência e ainda os custos com o pessoal necessários para a preparação do relatório (não inclui atividades de investigação realizadas após a data de conclusão do projeto).

 

Pergunta:

Num projeto LIFE+ podem ser declarados durante a sua execução valores custo/dia para o pessoal envolvido na execução do mesmo diferentes dos apresentados em sede de candidatura?

Resposta:

Sim, mas apenas até ao limite de 20% acima do valor apresentado em candidatura.

 

Pergunta:

Nos projetos de co-promoção, as horas dos Bolseiros podem ser transferidas para o mapa de pessoal (Ref. do projeto: pessoal do quadro)?

Resposta:

Não, as horas aprovadas para bolseiros não podem ser transferidas para o pessoal constante do mapa de pessoal. Caso se pretenda, o contrário, desde que devidamente justificado e aprovado pela ANI, é viável.

 

Pergunta:

Com que periocidade devem ser apresentados os Pedidos de Pagamento nos projetos co-promoção?

Resposta:

Não há prazos definidos para submissão de Pedidos de Pagamento. Pode o consórcio acordar um calendário de submissão de pedidos sempre que seja apresentado um relatório técnico. As despesas incluídas no Pedido têm de estar dentro do período referido no(s) relatório(s) técnico(s) submetido(s).


 

Gabinete de Planeamento e Prestação de Contas

 

Pergunta:

Como proceder à imputação dos gastos gerais e dos salários, no SIGEF?

Resposta:

Em primeiro lugar os Documentos de Despesa e os Documentos de Salários são lançados nas Unidades onde foram cabimentados.

Posteriormente surge a necessidade de afetar/imputar as despesas anteriormente referidas, a projetos de investigação, e consequentemente a sua submissão nos Pedidos de Pagamento.

Para o processo de imputação são necessários fazer dois ficheiros, um referente à transferência de verba entre Unidades (fluxo financeiro) e outro para controlo das imputações, garantindo assim, a correta afetação ao projeto e a não ultrapassagem da afetação a mais de 100% da despesa. O processo da transferência, se necessário, garante a afetação automática à rubrica do projeto.

Os Documentos de Transferências são entregues ao Gestor Financeiro do projeto, para arquivo no dossiê do projeto.

 

Pergunta:

Como validar os saldos das unidades associadas a projetos de investigação?

Resposta:

Quando existem diferenças entre a Contabilidade e a Gestão de Projetos, é necessário proceder à regularização das mesmas. Para o efeito procedemos à análise da totalidade da despesa, da receita e das transferências internas (fluxos financeiros) de modo a aferir quais os registos que não estão refletivos nos Projetos, ou que estão indevidamente refletidos.

Nestas verificações temos de considerar:

·         A totalidade dos Documentos de Despesa e dos Documentos de Receita lançados na Contabilidade e não associados na Gestão de Projetos;

·         As Imputações efetuadas não associadas na Gestão de Projetos;

·         As transferências internas (Financiamentos, Gastos Gerais, entre outras) com reflexo na Contabilidade. Financeira que não estão associadas na Gestão de Projetos;

·         As transferências interdepartamentais que tenham sido efetuadas indevidamente, entre Projetos de Investigação ou Unidades de Investigação, uma vez que as mesmas não podem ser associadas aos projetos.

·         Caso exista algum Documento de Despesa lançado nas Unidades de Projetos que estejam “pendurados” e falte a respetiva transferência de imputação para outra unidade, de forma a que o saldo seja compensado;

·         Se existir Imputação de um Documento de Despesa por um determinado valor e o respetivo Documento esteja pendurado, na BD de Projetos, por outro valor (Documentos não imputados a 100%).

Todas estas situações referidas anteriormente têm de ser regularizadas de modo a garantir a igualdade da informação entre as BD’s.

 

Pergunta:

Qual o procedimento para cabimentação/compromisso de um contrato transversal a diversos Centros de Responsabilidade?

Resposta:

Os cabimentos desta natureza devem ser submetidos ao Gabinete de Planeamento e Prestação de Contas (GPPC), através do seguinte email: sgrhf-cabimentacao@ua.pt.

A informação submetida tem de conter o seguinte:

·         Descrição do objeto do contrato;

·         Valor por Centro de Responsabilidade e Unidade;

·         Se contrato plurianual, têm de indicar o valor para cada económico.

Após registo do contrato na BD de Gestão de Contratos, pelo Serviço competente, terá de ser submetida nova informação atualizada, do valor adjudicado, para o GPPC para elaboração dos compromissos.

Existindo compromissos para anos futuros, após abertura do(s) ano(s) seguinte(s)o, cada unidade orgânica têm de proceder à elaboração dos compromissos.

 

Pergunta:

Qual o procedimento de regularização de cabimentos e de compromissos relativos a Bolsas, geridas pelos SGRH?

Resposta:

Para qualquer regularização será necessário remeter email para o GPPC, através do seguinte email: sgrhf-previsional@ua.pt.

 

Reforço de bolsa, remeter email com a seguinte informação:

·         Nº do cabimento/ano;

·         Nº do compromisso/ano;

·         Nome completo do bolseiro;

·         Valor final do cabimento por anos, se aplicável;

·         Valor final do compromisso da bolsa e do Seguro Social;

·         Motivo da alteração.

Após reforço do cabimento é reencaminhado email ao Núcleo do Bolseiro dos SGRH (email: sgrhf-nbolseiro@ua.pt) para correção dos dados do contrato no SIGRH. Após essa atualização o GPPC procede ao reforço dos compromissos associados ao cabimento, e informa o requerente do pedido.

 

Para redução/rescisão de bolsas enviar email para o GPPC com a seguinte informação:

·         Nº do cabimento/ano;

·         Nº do compromisso/ano;

·         Nome completo do bolseiro;

·         Valor final do cabimento por anos;

·         Valor final dos compromissos;

·         Motivo da alteração.

Depois do GPPC efetuar os devidos ajustamentos, no cabimento e compromissos, informa o Núcleo do Bolseiro, garantindo assim a correção do contrato no SIGRH.

No final das alterações o requerente é informado das alterações efetuadas.

 

Pergunta:

Qual o procedimento do registo das transferências para parceiros?

Resposta:

No momento do registo da receita, a transferência para parceiro fica logo identifica.

Esta informação é facultada pelo Gabinete de Gestão Financeira de Programas e Projetos (GGFPP), que indica o valor por parceiro, incluindo o terceiro do SIGEF. Após registo da receita, é enviado email (sgrhf-cabimentacao@ua.pt) para o GPPC, com os dados necessários à elaboração do cabimento e do compromisso. Do referido email deve constar os seguintes dados: Projeto; Unidade; Parceiro; Fonte de Financiamento; Classificação Económica; conta financeira do SNC-AP; Valor; Número a inscrever na fatura do Documento de Despesa; e descrição.

De seguida o número do cabimento e do compromisso são enviados por email à respetiva Unidade Orgânica para esta processar a despesa.

 

Pergunta:

Qual o procedimento dos pedidos a submeter para o GPPC, no que respeita ao email da previsional?

Resposta:

As Unidades Orgânicas conseguem alterar todos os itens a seguir indicados quando os cabimentos não estão tipificados como contrato (de compra ou de bolsa) e/ou não tiverem um documento valido associado (Documento de Despesa ou Requisição); salvo a “tipificação”, o “tipo de contrato” e a “forma de adjudicação” do compromisso, estas alterações têm de ser sempre solicitadas ao GPPC independentemente da tipificação do cabimento ou se tiver ou não documento valido associado.

Todos os pedidos relacionados com os itens a seguir indicados devem ser submetidos para o seguinte email: sgrhf-previsional@ua.pt.

·         Reforço/redução de cabimento e compromisso;

·         Anulação de cabimento e compromisso;

·         Alteração de descrição no cabimento e compromisso;

·         Alteração de unidade no cabimento;

·         Alteração da tipificação do cabimento;

·         Inserção e alteração do ano futuro do cabimento;

·         Alteração da Fonte de Financiamento do cabimento;

·         Alteração da Classificação Económica;

·         Alteração do terceiro do compromisso;

·         Agendamento do compromisso;

·         Valor sem iva do compromisso;

·         Tipo de contrato e forma de adjudicação do compromisso;

Os emails devem conter toda a informação necessária à regularização dos pedidos, para tal devem preencher uma tabela com os seguintes dados:

·         Nº do cabimento;

·         Nº do compromisso;

·         Valor total do cabimento após regularização (ano atual/ano futuro);

·         Valor do compromisso após regularização (c/ IVA e s/ IVA)

·         Motivo;

Após regularização do solicitado é reencaminhado email a informar das alterações.

 

Pergunta:

Qual a tramitação dos Contratos de Mobilidade?

Resposta:

A tramitação inicia-se com a elaboração do cabimento (com contrato de compra) na unidade orgânica/serviço correspondente. Quem elabora esse cabimento solicita ao GPPC (sgrhf-cabimentacao@ua.pt) um pré-registo do contrato, na base de dados de Gestão de Contratos. Após o pré-registo é informada a Unidade Orgânica/Serviço que deve proceder à elaboração do compromisso.

Quando os documentos (cabimento, compromisso e contrato) estiverem devidamente assinados, devem ser enviados, via e-mail, para atualização dos dados do contrato e serem inseridos na gestão documental. Consequentemente é colocado o contrato no estado “Em Execução”, permitindo assim à Unidade Orgânica/Serviço processar despesa.

 

Pergunta:

Qual o procedimento para Abertura de Unidades (Centro de custos) no SIGEF?

Resposta:

A Abertura de Unidades é solicitada ao GPPC (sgrhf-previsional@ua.pt), com a indicação do Código da Unidade, designação e, no caso de ter Contrato de Venda associado, respetivo número do Contrato.

As Unidades de Ensino/Ação Social (funcionamento) são solicitadas pelas Unidades Orgânicas, e as Unidades relativas a projetos de investigação, são solicitadas pelo GGFPP, que para além da informação supracitada, é necessário indicar, também, o Centro de Responsabilidade e se a Unidade pode ser enquadrada no DL nº 60/2018 (“Não Aplicação da Parte II do CCP (investigação)”)

Após análise da informação enviada é aberta a Unidade no SIGEF, isto é, associa-se o Centro de Responsabilidade, Atividade, Medida e Orgânica. Atribuiem-se as permissões de movimentação e define-se a estrutura em árvore/dependências e, posteriormente, são dadas as permissões aos utilizadores (consulta e/ou movimento).

No final do processo comunica-se ao requerente, via e-mail, que foi aberta a unidade.

 

Pergunta:

Como proceder ao registo do Boletim Itinerário e do Mapa de Deslocações?

Resposta:

Os trabalhadores que exercem funções públicas, em qualquer modalidade de relação jurídica de emprego público, quando deslocados do seu domicílio, por motivo de serviço público, têm direito ao abono de ajudas de custo e transporte (Documento de suporte Boletim Itinerário). Contas de registo:

·         8.8.01.02.04 - Ajudas de custo; 63.2.2.03 - Ajudas de custo

·         8.8.02.02.13.02.01 - Deslocações pagas pelo funcionário; 63.8.2 - Transporte de pessoal

·         8.8.02.02.13.02.02 - Deslocações em automóvel do próprio (Quilómetros); 63.8.2 - Transporte de pessoal

Não sendo funcionário da UA, mas exercendo funções públicas, (Documento de suporte Boletim Itinerário) Contas de registo:

·         8.8.01.02.04 - Ajudas de custo; 63.2.2.03.10 - Pessoal de outros serviços ou entidades

·         8.8.02.02.13.02.01 - Deslocações pagas pelo funcionário; 63.8.2.10 - Pessoal de Outros Serviços ou Entidades

·         8.8.02.02.13.02.02 - Deslocações em automóvel do próprio (Quilómetros); 63.8.2.10 - Pessoal de Outros Serviços ou Entidades

Para as pessoas que não exercem funções públicas, quer sejam Portuguesas ou Estrangeiras, que vêm à UA para conferências/júris/palestras/etc., deverá ser elaborado Mapa de Deslocação. Contas de registo:

·         8.8.01.02.04 - Ajudas de custo; 63.2.2.03.10 - Pessoal de outros serviços ou entidades

·         8.8.02.02.13.02.01 - Deslocações pagas pelo funcionário; 63.8.2.10 - Pessoal de Outros Serviços ou Entidades

8.8.02.02.13.02.02 - Deslocações em automóvel do próprio (Quilómetros); 63.8.2.10 - Pessoal de Outros Serviços ou Entidades

No que respeita às deslocações efetuadas pelos alunos e bolseiros da UA, (documento de suporte Mapa de Deslocação) têm de ser efetuados os seguintes registos:

8.8.04.08.02.02 – Outras; 60.1.2 – Subsídios Alunos, para os bolseiros terá se ser utilizada a conta 60.2 – Subsídios correntes concedidos

8.8.02.02.13.03 - Mapas de deslocações; 62.5.1- Deslocações e estadas

 

Pergunta:

Quais os conceitos mais relevantes para melhor interpretação da informação existente no SIGEF?

Resposta:

Orçamento de despesa: É uma previsão de exfluxos de caixa, para um dado período contabilístico.

Orçamento de receita: É uma previsão de influxo de caixa, para um dado período contabilístico.

Orçamento inicial: É o orçamento inicialmente aprovado para o período contabilístico.

Orçamento final: É o orçamento inicial, com todas as alterações que tenham sido efetuadas no decurso do período contabilístico.

Dotação inicial: É a quantia escriturada em cada rubrica de despesa no orçamento inicialmente aprovado pela entidade competente para pagamento de compromissos e obrigações transitadas de períodos contabilísticos anteriores ou assumidos no período contabilístico corrente. Constitui o limite máximo de recursos alocados por uma entidade pública a uma dada natureza de despesa, para um dado período contabilístico.

Dotação corrigida: É a quantia escriturada em cada rubrica de despesa, no decurso da execução orçamental, abrangendo a dotação inicial e as alterações orçamentais entretanto ocorridas.

Dotação disponível: É a quantia que, em cada momento, se encontra liberta para iniciar novos processos de despesa, designadamente para cabimentação. Dito de outra forma, é a dotação corrigida, considerando cativos/descativos, cabimentos e reposições abatidas aos pagamentos.

Previsão inicial: É a quantia escriturada em cada rubrica de receita no orçamento inicialmente aprovado pelo órgão competente. São os recursos a obter por uma entidade pública relativamente a uma dada natureza de receita, para um dado período contabilístico.

Previsão corrigida: É a quantia inscrita em cada rubrica de receita no decurso da execução orçamental, abrangendo a previsão inicial e as alterações orçamentais entretanto ocorridas.

Alterações orçamentais: São um instrumento de gestão orçamental que permite a adequação do orçamento à execução orçamental ocorrendo a despesas inadiáveis, não previsíveis ou insuficientemente dotadas, ou receitas imprevistas. Ou seja, relativamente ao orçamento aprovado, podem ocorrer alterações orçamentais derivadas de situações não previstas aquando da elaboração da proposta de orçamento.

Cabimento: É a reserva de dotação disponível para o processo de despesa que se pretende realizar. O seu registo tem suporte num documento interno, pelo montante dos encargos prováveis, e visa assegurar a existência de dotação para a assunção do compromisso, fundamentando a autorização da despesa.

Compromisso: É a assunção perante terceiros da responsabilidade por um possível passivo, em contrapartida do fornecimento de bens e serviços ou da satisfação de outras condições, implicando alocação de dotação orçamental, independentemente do pagamento. Os compromissos consideram-se assumidos quando é executada uma ação formal pela entidade, como seja a emissão de ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente, ou a assinatura de um contrato, acordo ou protocolo.

Não obstante os compromissos terem de ser reconhecidos e registados pelo seu valor total, para efeitos da construção do mapa de Fundos Disponíveis (FD), deverão ser retirados:

·         Compromissos de pessoal, rendas, água, eletricidade, etc., na componente que exceda os três meses do Cálculo do FD;

·         Os compromissos com base em quantidades, se as respetivas datas de liquidação estiverem fora dos meses do mapa de FD.

De modo a contemplar o anteriormente referido, foi criado no SIGEF o conceito de “Agendamento”.

Compromissos plurianuais: São os compromissos que constituem obrigação de efetuar pagamentos em mais do que um ano económico ou em anos económicos distintos do ano em que o compromisso é assumido. Exigem autorização prévia da entidade competente e registo no sistema informático central das entidades responsáveis pelo controlo orçamental em cada um dos subsectores da Administração Pública.

Pagamentos em atraso: As contas a pagar que permaneçam nessa situação mais de 90 dias posteriormente à data de vencimento acordada ou especificada na fatura, contrato, ou documentos equivalentes.

Fundos Disponíveis: São as verbas disponíveis a muito curto prazo, que incluem, quando aplicável e desde que não tenham sido comprometidos ou gastos (Do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, republicado pelo Decreto-Lei n.º 99/2015, de 2 de junho):

·         A dotação corrigida líquida de cativos, relativa aos três meses seguintes;

·         As transferências ou subsídios com origem no Orçamento do Estado, relativos aos três meses seguintes;

·         A receita efetiva própria que tenha sido cobrada ou recebida como adiantamento;

·         A previsão da receita efetiva própria a cobrar nos três meses seguintes;

·         O produto de empréstimos contraídos nos termos da lei;

·         As transferências ainda não efetuadas decorrentes de programas e projetos do Quadro de Referência Estratégico Nacional (QREN) e de outros programas estruturais, cujas faturas se encontrem liquidadas e devidamente certificadas ou validadas;

·         Outros montantes autorizados nos termos do artigo 4.º da LCPA.

·         Os saldos transitados do ano anterior cuja utilização tenha sido autorizada nos termos da legislação em vigor;

·         Os recebimentos em atraso existentes entre as entidades referidas no artigo 2.º da LCPA, desde que integrados em plano de liquidação de pagamentos em atraso da entidade devedora no respetivo mês de pagamento;

·         A receita relativa a ativos financeiros e a outros passivos financeiros.

·         Por “três meses seguintes” entende-se o mês de reporte e os dois meses que se lhe seguem, uma vez que os FD são determinados no início do mês.


 


Gabinete de Gestão de Seguros

 

Pergunta:

Como proceder para ativar o seguro em viagem de alunos/bolseiros/convidados?

Resposta:

Deverá ser enviado pelo Departamento/Unidade/Serviço um pedido, por email ao Gabinete de Gestão de Seguros, solicitando a ativação do seguro em viagem, indicando:

·         Nome completo

·         email

·         Data início e data fim da viagem

·         País

·         Cidade

·         Centro de Responsabilidade

·         Unidade

E ainda:

·         Se é aluno, número mecanográfico

·         Se é bolseiro o número do registo no SIGRH (PI)

As viagens são comunicadas diariamente à seguradora até às 16.30h.

 

Pergunta:

Como proceder para fazer um pedido de seguro para transporte de mercadorias?

Resposta:

O seguro deverá ser solicitado pelos Departamentos/Unidades/Serviços por email ao Gabinete de Gestão de Seguros, nas 48 horas precedentes ao início do transporte, indicando:

·         Data de início e termo do transporte;

·         Lista de material a transportar e respetivos valores por item, ou nº de inventário;

·         Percurso de risco;

·         Unidade (centro de custos) que suportará a despesa.

 

Pergunta:

Como proceder para solicitar uma declaração comprovativa do Seguro Escolar para um aluno que vai realizar um estágio curricular?

Resposta:

A secretaria do Departamento deverá solicitar ao gabinete de Gestão de Seguros, por email, a declaração indicando:

·         Âmbito em que ocorre o estágio;

·         Nome completo do aluno e número mecanográfico;

·         Data início e fim do estágio;

·         Entidade onde o estágio se realiza;

·         Morada da entidade.

 

 

Pergunta:

Como proceder em caso de ocorrência de Acidente de Trabalho?

Resposta:

Tendo em conta que existem na UA diferentes relações jurídicas de trabalho (em funções públicas e em regime de direito privado) e duas apólices de seguro distintas, e com funcionamento diferente, é imprescindível que em caso de acidente de trabalho seja, o mais brevemente possível, contactado o gabinete de Gestão de Seguros, informando a ocorrência e identificando o funcionário para que este possa ser devidamente encaminhado.

Em caso de urgência devem ser acionados, de imediato, os meios adequados de socorro, e posteriormente contactado o gabinete de Gestão de Seguros (ext.52202 ou email sgrhf-seguros@ua.pt) para comunicação do sinistro.

Em todos os casos deverão ser preenchidos pelo próprio e pelo superior hierárquico os seguintes formulários: “boletim de acompanhamento médico” e “participação e qualificação do acidente de trabalho”, a facultar pela Gestão de Seguros ou Recursos Humanos.

 

 

última atualização a 17-02-2020
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